Jak elastycznie automatyzować procesy?

SPRAWNOŚĆ OPERACYJNA

Wiele różnych tematów przewinęło się przez 10 lat istnienia epruf. Od projektów będących naszym fundamentem – cały zakres różnych ubezpieczeń lekowych i historyczne projekty jak „Program 60+” (1,3 mln seniorów z kartą epruf), po świadczenie usług analitycznych, uruchomienie programu PULS w Grupie Pelion czy założenie od podstaw e-commerce www.maxandmrau.pl.

Ze względu na swoją specyfikę pracy, czyli szybki start różnorodnych projektów, wielu partnerów biznesowych do wymiany danych i rozliczeń, mnogość źródeł danych (od plików txt, xls, xml po bazy danych), ale też i różną jakość danych (od wyspecyfikowanych tabel na bazie danych, ściśle określonych automatycznych raportów od ubezpieczycieli po ręcznie generowane zestawienia), wypracowaliśmy wiele kompetencji w zakresie automatyzacji procesów opartych o wykonywanie określonych czynności z danymi.

epruf jest dziwny – głodny, otwarty, lubiący zmiany, różnorodny i złożony. Dlatego patrząc na sprawność operacyjną w zakresie obsługi wielu procesów, szukamy prostych, szybkich, ale i elastycznych rozwiązań.

Patrząc na proces, który powtarza się cyklicznie, właściciel zastanawia się jak go zautomatyzować. Naturalnie zaczynamy myśleć nad rozwiązaniem IT. Teraz, jeśli nie mamy w swoich szeregach deweloperów, korzystamy z partnera IT (bo każdy ma firmę, z której usług korzystał – takie czasy) albo w przypadku dużego projektu robimy konkurs ofert, aby znaleźć najlepszego wytwórcę. W obu przypadkach wiąże się to z wyspecyfikowaniem potrzeb, warsztatami, wyborem rozwiązań, infrastruktury i wykonawcy, w końcu z samym wytworzeniem tak oczekiwanego automatu, a potem testami, poprawki, dokumentacją… No i w końcu możemy używać zautomatyzowanego procesu, hurra! Teraz musimy go  utrzymywać, IOD dopytuje czy konta użytkowników są przechowywane zgodnie z RODO, itd. No, ale mamy automat.

Wtedy zwykle przychodzi zmiana. Mała zmiana w procesie, ale automat przestaje działać. Znacie to? Dostosowujemy z wytwórcą oprogramowanie (co wymaga czasu i generuje koszty) i działa.

Oczywiście my też mamy aplikacje wytworzone na nasze indywidualne potrzeby biznesowe. Działają, utrzymujemy je, modyfikujemy. Jeśli proces jest w miarę stały i na tyle duży, że koszt (i poświęcony czas) są tego warte, to jasne, że takie rozwiązanie jest dobre.

Co jeśli procesy są małe, robi je jedna osoba codziennie, co tydzień, co miesiąc? Przecież zajmują „chwilę” i nie ma z nimi problemu. Albo co jeśli wiemy, że proces jest „tymczasowy” i za rok, jak partner wdroży już system (który wdraża od dwóch lat), to nasz proces biznesowy się zmieni?

Na szczęście Excel wszystko za nas zrobi. Jest ‘wyszukaj pionowo’, możemy napisać makro i ostatecznie wyszkolić się w Visual Basic, aby zaprogramować nasz arkusz. I to też jest OK. Też tak robiliśmy i robimy. Tylko zawsze trzeba jakoś przygotować dane wsadowe. Wyciągnąć cześć z bazy X, część z bazy Y, połączyć z plikiem z innego działu albo jeszcze lepiej z kilku. No i finalnie gdzieś przekazać plik wynikowy albo wgrać dane na bazę Z.

Nic tylko zatrudnić specjalistę IT i nam to ogarnie. Można też pójść w modne rozwiązanie i kupić robota. Tylko, że nie chcemy budować działu IT albo zwyczajnie nas na to nie stać.

Trzeba to zrobić „na sznurki”!

Sprawność operacyjna „na sznurki”

node (eng. rzeczownik) > węzeł 

Na szczęście żyjemy w czasach, kiedy darmowe rozwiązania nie ustępują kosztownym i znanym. Mamy w zespole Roberta Charustę, Specjalistę ds. Operacji, który wdraża i rozwija się w wykorzystywaniu platformy analitycznej KNIME.

KNIME Analitics Platform jest otwartą i darmową platformą na licencji GNU General Public License, Version 3, czyli uruchomienie jej nie kosztuje nas nic poza przestrzenią na dysku twardym i co więcej – nigdy się to nie zmieni.

Platforma umożliwia dowolną pracę z danymi. Główną zaletą jest integracja różnych źródeł danych, ich obróbka (również złożona i wieloetapowa) oraz przygotowanie pożądanego efektu (zbioru danych, pliku – również w formie gotowego raportu łącznie z wysyłką na e-maila). Co więcej – nie wymaga od nas wykształcenia technicznego. Nasz proces składa się z węzłów, które łączymy na sznurki. Każdy węzeł to np. źródło danych, ich zmiana czy integracja, pole na wprowadzenie zmiennej przez użytkownika i finalnie oczekiwany efekt wyjściowy np. plik XLS.

Na obrazku widać przykład gotowego procesu łączącego dane z bazy, plików csv, xls, oraz ponad 3000 plików XML. Łączymy je i przerabiamy zgodnie z tym co mamy do zrobienia w procesie. W efekcie otrzymujemy wyłuskane dane zapisane w pliku Excel, który od razu wysyła się mailem. Co więcej gotowy proces możemy przekazywać współpracownikom (np. udostępnić na OneDrive). Każdy może go uruchomić u siebie na komputerze. Trzeba tylko pamiętać o dostępie do źródeł danych, ale łatwo można je podmienić w danym węźle. Co jeśli się coś zmienia w procesie? Wystarczy poprawić węzeł, który objęty jest zmianą. Nie trzeba ruszać nic więcej, możemy to zrobić sami od ręki. Jeśli nie da się tego zrobić w tym jednym węźle, dokładamy kilka i łączymy na sznurki z resztą.

Przykładowym procesem, w którym epruf wykorzystuje platformę jest przekazywanie danych rozliczeniowych do BSS (także bezpośrednio na bazę), czy codzienne raporty do naszego głównego partnera. Są też przypadki, których nie da się przeanalizować w Excelu – np. porównanie geolokalizacyjne wszystkich aptek w Polsce (225 mln wyników) – KNIME sobie poradził.

Tak naprawdę w platformie ogranicza nas niewiele. Ze względu na to, że jest darmowa i otwarta, ma sporą społeczność, która cały czas wymusza kolejne rozwiązania i się nimi dzieli. Jeśli nie wierzycie w jej możliwości, wpiszcie w przeglądarkę „knime gartner 2019” – znajdziecie Magic Quadrant for Data Science and Machine Learning Platforms, na którym widać liderów tego typu rozwiązań.

Automatyzacja procesu z KNIME jest prosta i zwinna. Dlatego dzielimy się naszymi doświadczeniami.

Jeśli nie czujecie się na siłach, aby zacząć prace z KNIME samodzielnie, zachęcamy do współpracy z epruf. Możemy pomóc we wdrożeniu, przeprowadzić szkolenie na realnym procesie, który Was dotyczy lub zbudować proces „na sznurkach” za Was. Zawsze będziecie mogli go używać i zmieniać do woli!