Jak przystąpić do systemu epruf?

Aby przystąpić do systemu epruf, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie epruf.pl/apteki i przesłać go na adres pomoc@epruf.pl. Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia epruf przygotuje umowę o współpracy i prześle ją do podpisu elektronicznego za pomocą systemu DocuSign.

Czy każda apteka może przystąpić do epruf?

Tak. Do współpracy z epruf może przystąpić każda apteka działająca na terenie Polski.

Jak długo trwa proces wdrożenia systemu epruf?

Proces wdrożenia rozpoczyna się po podpisaniu umowy i jest realizowany zdalnie, bez konieczności angażowania pracowników apteki. Całość trwa maksymalnie 2 dni robocze. Po technicznym podłączeniu apteki do systemu w programie aptecznym pojawi się nowa forma płatności „epruf”. Apteka otrzyma również wiadomość powitalną z kodem testowym oraz instrukcją obsługi systemu.

Jak wypowiedzieć umowę o współpracy z epruf?

Wypowiedzenie umowy odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w umowie o współpracy. Aby rozpocząć proces wypowiedzenia, należy skontaktować się z epruf mailowo pod adresem: pomoc@epruf.pl

Czy uruchomienie i korzystanie z systemu epruf wiąże się z opłatami?

Uruchomienie systemu epruf w aptece jest bezpłatne. Jeśli w danym miesiącu apteka nie zrealizuje żadnej transakcji w systemie epruf, nie zostanie naliczona prowizja ani opłata abonamentowa.

Prowizja naliczana jest od wartości dofinansowania i zależy od liczby aptek należących do właściciela. Wynosi od 1,70% dla właścicieli posiadających od 1 do 5 aptek do 1,40% dla właścicieli posiadających powyżej 500 aptek. Dodatkowo obowiązuje miesięczna opłata abonamentowa za aptekę, zależna od liczby transakcji w danym miesiącu: 0 zł przy braku transakcji, 9,99 zł przy 1 do 10 transakcjach oraz 21,99 zł przy więcej niż 10 transakcjach.

Szczegółowe warunki współpracy znajdują się w ofercie dla aptek dostępnej w pliku PDF.

Jak zaktualizować dane apteki?

Aktualizacji danych apteki można dokonać poprzez przesłanie formularza aktualizacji danych na adres pomoc@epruf.pl lub poprzez złożenie dyspozycji mailowej.

Formularz aktualizacji danych może zostać podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W takim przypadku można wysłać go z dowolnego adresu mailowego. Jeśli aktualizacja zgłaszana jest bez formularza, dyspozycja musi zostać wysłana wyłącznie z adresu mailowego wskazanego w umowie jako adres do kontaktu.

Jak zaktualizować numer rachunku bankowego apteki do rozliczeń z epruf?

Aktualizacji numeru rachunku bankowego apteki można dokonać poprzez przesłanie formularza aktualizacji danych na adres pomoc@epruf.pl lub poprzez złożenie dyspozycji mailowej.

Formularz aktualizacji danych może zostać podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W takim przypadku można wysłać go z dowolnego adresu mailowego. Jeśli aktualizacja zgłaszana jest bez formularza, dyspozycja musi zostać wysłana wyłącznie z adresu mailowego wskazanego w umowie jako adres do kontaktu.

Numer rachunku bankowego apteki musi znajdować się na białej liście podatników VAT.

Zmienił się właściciel apteki. Czy konieczne jest podpisanie nowej umowy?

Tak. Zmiana właściciela apteki wymaga podpisania nowej umowy o współpracy z epruf. Aby rozpocząć proces, należy skontaktować się z epruf, wysyłając zgłoszenie na adres pomoc@epruf.pl.

Jak wyglądają rozliczenia z epruf?

Rozliczenia z epruf odbywają się dwa razy w miesiącu: w połowie bieżącego miesiąca oraz na początku kolejnego miesiąca, do 7. dnia miesiąca, po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Jeśli do 15. dnia miesiąca wartość transakcji z kodami epruf nie przekroczy 100 zł lub apteka posiada zadłużenie z tytułu nieopłaconych faktur, rozliczenie zostanie dokonane jednorazowo. W takim przypadku nastąpi na początku kolejnego miesiąca, do 7. dnia miesiąca, po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Jakie dokumenty rozliczeniowe otrzymuje apteka?

Na początku każdego miesiąca na adres mailowy wskazany do rozliczeń przesyłany jest dokument rozliczeniowy RA. Zawiera on wykaz transakcji z kodami epruf zrealizowanych w aptece w danym okresie rozliczeniowym.

Faktura VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wystawiana jest w KSeF. Pozostałe dokumenty, czyli nota księgowa oraz dokument kompensaty, wysyłane są mailowo na adres wskazany do rozliczeń, nie później niż do 10. dnia miesiąca.

Kiedy wystawiane są dokumenty księgowe?

Faktura VAT wystawiana jest w systemie KSeF na początku miesiąca, w 1. lub 2. dniu roboczym, po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Pozostałe dokumenty, czyli nota księgowa oraz dokument kompensaty, przesyłane są do 10. dnia miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Jak sprawdzić swoje zaległości lub należności?

Aby sprawdzić aktualne zaległości lub należności, należy skontaktować się z epruf, wysyłając zgłoszenie na adres pomoc@epruf.pl. Po uzyskaniu informacji z działu księgowości epruf udostępni aptece aktualne saldo lub wykaz dokumentów wymagających uregulowania, w tym kwotę do zapłaty oraz wartość ewentualnego zadłużenia.

Jak znaleźć fakturę od epruf w KSeF?

Aby znaleźć fakturę w systemie KSeF, należy wyszukać dokument po numerze NIP epruf S.A.: 9471958279 lub po numerze faktury, który znajduje się w treści wiadomości mailowej z dokumentami rozliczeniowymi.

Gdzie mogę znaleźć dokumenty księgowe?

Faktura VAT dostępna jest w systemie KSeF. Pozostałe dokumenty księgowe przesyłane są mailowo na adres wskazany do rozliczeń.

Nie widzę w rozliczeniu transakcji z ostatniego dnia miesiąca. Dlaczego?

Transakcje z kodami epruf rozliczane są na podstawie zatwierdzonych raportów epruf. Jeśli raport za ostatni dzień miesiąca zostanie pobrany i zatwierdzony w kolejnym dniu, transakcje z tego raportu zostaną uwzględnione w rozliczeniu za kolejny miesiąc. Oznacza to, że rozliczenie odbywa się na podstawie daty zatwierdzenia raportu epruf, a nie daty samej transakcji.

Nie mogę zrealizować kodu pacjenta. Gdzie zgłosić problem?

W takiej sytuacji prosimy o kontakt mailowy na adres pomoc@epruf.pl. W zgłoszeniu należy wskazać aptekę, której dotyczy problem. Dodatkowo prosimy o zgłoszenie problemu do dostawcy systemu aptecznego KAMSOFT.

Nie wiem, czy transakcja została prawidłowo zrealizowana. Jak to sprawdzić?

Aby zweryfikować status transakcji, prosimy o kontakt mailowy na adres pomoc@epruf.pl. W zgłoszeniu należy podać nazwę apteki, datę transakcji oraz jej kwotę.

Pojawiła się rozbieżność między systemem aptecznym a raportem epruf. Co zrobić?

W przypadku rozbieżności prosimy o kontakt mailowy na adres pomoc@epruf.pl. W zgłoszeniu należy wskazać aptekę, której dotyczy zapytanie, oraz datę raportu. Zespół epruf zweryfikuje zgłoszenie i poinformuje o dalszych krokach.

Jak wykonać korektę transakcji z użyciem kodu epruf?

Korektę transakcji z użyciem kodu epruf należy przeprowadzić w taki sam sposób, jak każdą inną korektę realizowaną standardowo w aptece.

Kiedy środki wrócą na kod pacjenta po wykonaniu korekty?

Po wykonaniu korekty środki wracają na kod pacjenta automatycznie i niezwłocznie.

Jak pobrać raport epruf?

Sposób pobrania raportu zależy od systemu aptecznego używanego w aptece.

• KAMSOFT: w module APW21 wybierz: Zestawienia, następnie Inne, Raporty epruf, wybierz datę, użyj opcji [F5] Pobierz, zatwierdź TAK i potwierdź komunikat „Czy na pewno pobrać raport?” wybierając TAK.
• Infofarm: wybierz: Zarządzanie, następnie epruf, Raport dzienny, Pobierz, wskaż datę rozliczanego dnia i zatwierdź OK.
• ILC AMAX: wybierz: Moduły, następnie epruf, Raporty epruf, wskaż datę niepobranego raportu, użyj opcji [F1] Pobierz raport, potwierdź TAK, wybierz raport i zatwierdź go opcją [F2] Potwierdź raport.
• Malicki Sertum: wybierz: epruf, następnie Widoki, Niepotwierdzone raporty epruf, Operacje i Potwierdź raport epruf.

Pojawił się komunikat o zatrzymanym automacie do pobierania raportów. Co zrobić?

Należy ręcznie pobrać brakujące raporty epruf do dnia bieżącego, zgodnie z instrukcją wyświetloną w komunikacie systemowym.

Po zeskanowaniu kodu pojawia się komunikat: „Transakcja o numerze (…) istnieje w systemie OSOZ”. Co to oznacza?

W takiej sytuacji prosimy o kontakt z dostawcą systemu aptecznego KAMSOFT. Dostawca przekaże instrukcję dalszego postępowania.

Jak sprawdzić saldo kodu epruf?

Sposób sprawdzenia salda zależy od systemu aptecznego używanego w aptece.

• KAMSOFT: w oknie ekspedycji użyj skrótu CTRL + S, a następnie zeskanuj kod kreskowy epruf. System automatycznie wyświetli saldo.
• Infofarm: w module sprzedaży wybierz dowolny produkt, użyj skrótu CTRL + U, zeskanuj kod epruf i wybierz opcję „Sprawdź saldo”.
• ILC AMAX: w oknie ekspedycji naciśnij F9, wybierz „epruf stan konta”, zeskanuj kod epruf i zatwierdź.
• Malicki Sertum: w oknie ekspedycji przejdź do pola KOD EAN i zeskanuj kod epruf. Na ekranie pojawi się komunikat z informacją o saldzie.

Po zeskanowaniu kodu pojawia się dofinansowanie 0 zł, a pacjent twierdzi, że posiada środki. Co to oznacza?

Oznacza to, że pacjent próbuje zakupić produkty, które nie znajdują się w wykazie leków lub produktów objętych jego kodem epruf.

Czy podczas jednej transakcji można użyć dwóch kodów epruf?

Nie. W ramach jednej transakcji można użyć wyłącznie jednego kodu epruf.

Czy możliwe jest ręczne wpisanie numeru kodu epruf?

Nie. Numer kodu epruf musi zostać zeskanowany czytnikiem kodów kreskowych. Ręczne wprowadzenie numeru nie jest możliwe.

Podczas sprawdzania salda pojawia się komunikat „karta nie posiada limitu”. Co to oznacza?

Komunikat oznacza, że pacjent posiada kod epruf z nielimitowaną kwotą środków.