Klauzule informacyjne
Chcąc zapewnić Państwu przejrzyste informacje w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych przez epruf S.A., poniżej w poszczególnych zakładkach, przekazujemy Państwu niezbędne informacje w tym zakresie. Nasze działanie dokonywane jest w związku z obowiązywaniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej zwane „RODO”) oraz wymaganiami wynikającymi z art. 13 i 14 RODO.
Informacja o Administratorze
Administratorem danych jest epruf S.A. z siedzibą w Łodzi przy ul. Zbąszyńskiej 3, 91-342, legitymująca się nr NIP: 947-19-58-279, BDO: 000219104, dla której Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego prowadzi akta rejestrowe pod nr KRS: 319410, o kapitale zakładowym w wysokości 700.000 złotych (w całości opłaconym). Z Administratorem danych można kontaktować się elektronicznie poprzez skrzynkę e-mail: kontakt@epruf.pl lub listownie kierując korespondencję na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Ochrona danych”.
Informacja o Inspektorze Ochrony Danych
W celu należytej ochrony danych osobowych Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, którym jest Pan Piotr Kawczyński. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e- mail: iod@epruf.pl.
Poniżej znajdują się informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w poszczególnych sytuacjach i dla różnych kategorii osób.
Podstawy prawne, cele i czas przetwarzania
I. Dla kontrahenta:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z podpisaniem i realizacją umowy – przez czas niezbędny do realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas potrzebny na wykazanie prawidłowości wykonania wynikających z niej obowiązków,
2. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na:
a. ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami,
b. podtrzymywaniu relacji biznesowych, w szczególności kontaktowaniu w związku z realizacją umowy
– przez czas niezbędny na realizację prawnie uzasadnionego interesu, jednak nie dłużej niż do chwili wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – przez czas niezbędny do realizacji ustawowych obowiązków Administratora, w tym do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, tj. 5 lat licząc od początku roku kalendarzowego następującego po roku obrotowym.
II. Dla pracownika kontrahenta:
1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na:
a. działaniu związanym z ustaleniem warunków zawarcia umowy z kontrahentem,
b. ułatwieniu komunikacji związanej z wykonaniem umowy,
c. zapewnieniu niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową,
d. podtrzymywaniu relacji biznesowych z kontrahentami,
e. ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed roszczeniami
– przez czas niezbędny na realizację prawnie uzasadnionego interesu, jednak nie dłużej niż do chwili wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Dobrowolność podania danych
Podanie danych przez kontrahenta jest dobrowolne jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
Pośrednie pozyskanie danych pracownika kontrahenta
Państwa dane identyfikacyjne i kontaktowe zostały pozyskane przez Administratora od kontrahenta będącego Państwa pracodawcą/zleceniodawcą.
Prawa osób
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:
I. Dla kontrahenta:
1. dostępu, sprostowania, usunięcia oraz żądania ograniczenia przetwarzania,
2. przenoszenia danych.
II. Dla pracownika kontrahenta:
1. dostępu, sprostowania, usunięcia oraz żądania ograniczenia przetwarzania.
Prawo sprzeciwu
Mają Państwo także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych uzasadnionego Państwa szczególną sytuacją.
Organ nadzorczy
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora posiadają Państwo także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. Szczegółowe informacje dotyczące prawa skargi, dostępne są na stronie internetowej organu pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/p/dla-obywatela.
Odbiorcy danych
1. kurierzy i Poczta Polska S.A.,
2. banki – w przypadku kontrahentów,
3. podmioty:
a. dostarczające narzędzia i systemy informatyczne Administratora, w tym pocztę elektroniczną,
b. świadczące usługi związane z bieżącą działalnością Administratora (kancelarie prawne, firmy audytorskie),
c. podmioty z grupy PELION, w skład której wchodzi Administrator.
Transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej poza Europejski Obszar Gospodarczy. W niektórych sytuacjach, ze względu na współpracę Administratora z dostawcami usług w ramach realizacji celów przetwarzania danych osobowych, może jednak dojść do przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niemniej w tym przypadku Administrator zadba o wszelkie formalności związane z prawidłowym zabezpieczeniem danych osobowych, w tym m.in. stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).
Profilowanie
Na potrzeby realizacji powyższych celów Państwa dane osobowe nie będą podlegały decyzjom w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie.
Osoby kontaktujące się z epruf S.A. za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej
Podstawy prawne, cele i czas przetwarzania
1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na:
a. udzieleniu odpowiedzi na kierowane do nas pytanie
b. ustaleniu, dochodzeniu lub odpieraniu roszczeń
- przez czas niezbędny na realizację prawnie uzasadnionego interesu, jednak nie dłużej niż do chwili wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne jednak niezbędne do skontaktowania się z Państwem w celu przedstawienia odpowiedzi na zadane pytanie.
Prawa osób
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Państwu następujące prawa:
1. dostępu, sprostowania, usunięcia oraz żądania ograniczenia przetwarzania.
Prawo sprzeciwu
Mają Państwo także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych uzasadnionego Państwa szczególną sytuacją.
Organ nadzorczy
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora posiadają Państwo także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. Szczegółowe informacje dotyczące prawa skargi, dostępne są na stronie internetowej organu pod adresem https://uodo.gov.pl/pl/p/dla-obywatela.
Odbiorcy danych
1. kurierzy i Poczta Polska S.A.,
2. podmioty:
a. dostarczające narzędzia i systemy informatyczne Administratora, w tym pocztę elektroniczną,
b. świadczące usługi związane z bieżącą działalnością Administratora (kancelarie prawne, firmy audytorskie),
c. podmioty z grupy PELION, w skład której wchodzi Administrator.
Transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej poza Europejski Obszar Gospodarczy. W niektórych sytuacjach, ze względu na współpracę Administratora z dostawcami usług w ramach realizacji celów przetwarzania danych osobowych, może jednak dojść do przekazania danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niemniej w tym przypadku Administrator zadba o wszelkie formalności związane z prawidłowym zabezpieczeniem danych osobowych, w tym m.in. stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE).
Profilowanie
Na potrzeby realizacji powyższych celów Państwa dane osobowe nie będą podlegały decyzjom w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie.